Table des matières:
- Définition - Que signifie le système de gestion des enregistrements (RMS)?
- Techopedia explique le système de gestion des enregistrements (RMS)
Définition - Que signifie le système de gestion des enregistrements (RMS)?
Le système de gestion des enregistrements (RMS) est la gestion des enregistrements pour une organisation tout au long du cycle de vie des enregistrements.
Les activités de cette gestion comprennent le contrôle systématique et efficace de la création, de la maintenance et de la destruction des enregistrements ainsi que des transactions commerciales qui leur sont associées. Considérée comme un élément clé de l'efficacité opérationnelle, la gestion des enregistrements ajoute plus de valeur aux actifs informationnels de l'organisation.
Techopedia explique le système de gestion des enregistrements (RMS)
Faisant partie des activités plus larges d'une entreprise, la gestion des documents est associée à des politiques de gouvernance, de risque et de conformité.
Les activités impliquées dans la gestion des documents sont les suivantes:
- Identifier les informations qui doivent être saisies.
- Planification de l'information pour l'organisation.
- Application des politiques et des pratiques concernant la création, la maintenance et l'élimination des documents
- Création d'un plan de stockage des enregistrements.
- Classification, identification et stockage des enregistrements.
- Coordination de la fourniture d'un accès interne et externe à la tenue des dossiers en vue de la confidentialité des données et des entreprises et de la confidentialité des données
Les avantages apportés par la gestion des documents sont les suivants:
- Élimination des données redondantes.
- Augmentation de la productivité et de la responsabilité dans l'organisation.
- Réduction de la recherche de la bonne information. Les ressources sont économisées grâce à des recherches fastidieuses pour la récupération des données.
- Stockage d'enregistrements rentable en raison de l'absence d'enregistrements redondants. Les coûts d'exploitation sont réduits.
- La création des enregistrements est régie par les normes et réglementations présentes dans l'organisation. Ainsi, il assure la conformité réglementaire.
- La gestion des enregistrements permet de contrôler la création et la croissance des enregistrements.
- La gestion des enregistrements permet d'adopter de nouvelles technologies pour la conservation des enregistrements.
- Les risques de litige sont minimisés grâce à la gestion des enregistrements.
- Les informations vitales peuvent être bien protégées et sécurisées grâce à la gestion des enregistrements.
- En fournissant un accès facile et amélioré aux documents pertinents, il contribue à une meilleure gouvernance et prise de décision d'entreprise.
